Quản lý kế hoạch tài chính cá nhân chính là bước đầu tiên để phát triển và quản lý ngân sách doanh nghiệp tốt nhất, cực kỳ quan trọng để các cá nhân và doanh nghiệp có thể đạt được tình trạng tài chính tốt nhất.
Thất bại trong quản lý tài chính cá nhân chính là dấu hiệu cho thấy rằng bạn sẽ thất bại trong việc quản lý ngân sách của tổ chức, hoặc để có thể lên được vị trí quản lý tại doanh nghiệp. Do đó, hãy học ngay cách quản lý ngân sách cá nhân trong hôm nay, để phát triển các kỹ năng quan trọng, giúp bạn có nền tảng vững chắc nhất cho sự ổn định và thành công tài chính trong tương lai.
Trong bài viết này, hãy tham khảo ngay các cách quản lý ngân sách hiệu quả, tại sao quản lý ngân sách lại quan trọng, cũng như các phương pháp quản lý ngân sách phổ biến; song song với hướng dẫn tới từng bước chi tiết và cụ thể nhất!
Ngân sách là gì?
Để biết cách quản lý ngân sách, trước tiên hãy tìm hiểu xem ngân sách là gì và lý do lại cần đến ngân sách.
Ngân sách là cách thức để ước tính và lập kế hoạch từ nguồn thu (doanh thi) và chi phí của cá nhân, tổ chức.
Ngân sách thường được xây dựng chưa trên thu nhập và chi phí, phân bổ nguồn tài chính phù hợp cho các danh mục và mục tiêu khác nhau, qua đó duy trì được sự cân bằng phù hợp với lối sống của bạn!
Bạn có thể thiết lập ngân sách cho tất cả các hoạt động, từ lên kế hoạch tài chính cá nhân, quản lý quỹ tài chính có quy mô lớn, hoặc ngân sách của toàn công ty.
Ngoài ra, ngân sách cũng có thể được xây dựng dựa trên sự kết hợp giữa dữ liệu trong quá khứ và dự đoán về các khoản cần chi tiêu trong tương lai. Ví dụ: kế hoạch tài chính cá nhân có thể được chia nhỏ thành các hạng mục như nhà ở, tiện ích, thực phẩm, đi lại và khoản tiết kiệm bắt buộc.
Phân biệt giữa ngân sách và chi phí thực tế
Ngân sách là kế hoạch chi tiêu cho một dự án hoặc hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định. Ngân sách được lập ra trước khi bắt đầu dự án hoặc hoạt động, thường được thể hiện dưới dạng bảng biểu chi tiết cho từng hạng mục chi tiêu.
Chi phí thực tế là số tiền thực sự chi tiêu cho một dự án hoặc hoạt động cụ thể. Chi phí thực tế thường được ghi chép và theo dõi xuyên suốt quá trình thực hiện dự án hoặc hoạt động cụ thể
Kinh nghiệm quản lý ngân sách hiệu quả
Hệ thống quản lý ngân sách có thể khác nhau, tuy nhiên nên được dễ dàng tiếp cận và duy trì, để đảm bảo rằng bạn có đầy đủ thông tin và hiểu biết về hoàn cảnh tài chính thực tế của bạn.
Mặc dù ngân sách của mỗi người là khác nhau nhưng nhìn chung, có năm bước có thể dùng để thiết lập và quản lý ngân sách hiệu quả, cụ thể như sau:
Xem xét ngân sách hiện tại và hiểu rõ về các kỳ vọng
Khi quản lý ngân sách của bộ phận kinh doanh, một trong những điều đầu tiên cần phải làm chính là hiểu rõ về các loại chi phí của bộ phận đó, và cả cách ngân sách được phân bổ trong quá khứ.
Đây chính là lúc bạn cần tìm hiểu kỹ về các khoản kinh phí đã sử dụng, để tính toán xem liệu khoản kinh phí đó liệu có hợp lý hay không.
Nếu bạn quản lý ngân sách chung, chắc chắn rằng doanh nghiệp sẽ có các khoản kinh phí như chi phí văn phòng, quảng cáo, đào tạo, bảo hiểm, tiền lương và phí pháp lý… nhưng lại thiếu mất danh mục về bảo trì công nghệ và phần mềm máy tính.
Các bộ phận kinh doanh thường sẽ phân bổ ngân sách cho năm tiếp theo, do đó, hiểu được kỳ vọng của công ty cho phép bạn đánh giá kỹ hơn, cũng như thêm bớt các khoản chi phí cần thiết/ không cần thiết, để đáp ứng các mục tiêu của bộ phận.
Đây chính là cách làm có thể áp dụng với doanh nghiệp quy mô nhỏ và quản lý tài chính cá nhân. Có ý tưởng rõ ràng về các hạng mục cần phải chi tiêu chính là cách giúp bạn thiết lập những kỳ vọng thực tế về ngân sách.
Xét ra các mục tiêu thực tế
Sau khi đã xem xét kỹ ngân sách và chi phí đã tiêu trong quá khứ, bạn có thể đặt ra các mục tiêu thực tế tương ứng.
Có mục tiêu với ngân sách cụ thể chính là cách để doanh nghiệp có thể phát triển tốt nhất, đo lường được sự phát triển rõ rệt, cũng như biết rằng cần phải ưu tiên những khoản nào trước.
Bạn có thể chia mục tiêu thành các nhóm khác nhau, ví dụ như mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, hoặc chính và phụ. Phân loại các mục tiêu cụ thể là cách đơn giản và dễ dàng nhất để hình dung các khung thời gian cần thực hiện, cũng như có thể cụ thể và chi tiết về các khoản chi phí này, đồng thời đạt được các mục tiêu đề ra từ đầu quý/ đầu năm!
Nếu bạn đang tiếp quản ngân sách đã có sẵn, bạn có thể không hiểu biết về mọi lĩnh vực của bộ phận. Do đó, tốt nhất hãy lên lịch gặp mặt với các trưởng bộ phận để biết về chính xác nguồn lực dự kiến cần thiết trong năm tới.
Đây chính là những thông tin cho phép bạn dễ dàng phát triển các mục tiêu thực tế hơn bằng cách điều chỉnh phù hợp với những dự đoán này.
Cập nhật thông tin về ngân sách cũ và phát triển ngân sách mới
Khi đã phân tích dữ liệu trong quá khứ và đặt ra các mục tiêu thực tế, bạn hoàn toàn có thể tự điều chỉnh ngân sách, dựa trên tổng thu nhập/ nguồn thu mỗi tháng!
Sau đó, hãy tính tổng chi phí hàng tháng, với doanh nghiệp, thường sẽ được chia thành 2 loại: Chi phí hoạt động và linh hoạt.
Chi phí hoạt động chính là chi phí vận hành liên tục của doanh nghiệp, ví dụ như tiền thuê nhà hoặc điện.
Còn khoản chi phí linh hoạt thường sẽ dành cho một hoạt động hoặc dự án cụ thể, ví dụ như hội nghị kinh doanh hoặc tư cách thành viên phòng tập thể dục.
Bằng cách phân chia các loại chi phí và hai mục ngân sách này, chính là cách để tránh được các nghĩa vụ hợp đồng dài hạn không cần thiết, giúp bạn dễ dàng thay đổi hoặc linh hoạt loại bỏ các hạng mục, hoặc có thể phân bổ lại chi phí nhanh chóng nhất!
Theo dõi chi phí của bạn
Sau khi có được các mục tiêu thực tế và thiết lập ngân sách phù hợp, bước tiếp theo chính là theo dõi thu nhập và chi phí của bạn.
Hãy kiểm tra biên lai hàng tháng và bảng sao kê ngân hàng thường xuyên để đảm bảo rằng chi phí đầu ra phù hợp với số dư.
Nếu có sự khác biệt hoặc chênh lệch quá rõ ràng, tốt nhất hãy nêu vấn đề này với các bên liên quan
Tính toán lại ngân sách và xin thêm hướng dẫn
Luôn có nhiều cách để cải thiện hệ thống lập ngân sách và quản lý hiệu quả hơn. Do đó, nếu bạn vẫn cảm thấy mù mờ về các khoản chi phí hàngt háng, tốt nhất hãy tham khảo thêm thông tin của người làm trước đó hoặc từ từng bộ phận để có được thông tin cụ thể nhất! Ví dụ như: Các phòng ban hoàn toàn có thể xây dựng các bảng tinh chung để bạn dễ dàng theo dõi ngân sách của mình một cách liên tục.
Tại sao quản lý ngân sách lại quan trọng?
Quản lý ngân sách bao gồm quản lý giao dịch trong quá khứ (dưới dạng phân tích dữ liệu đến và đi từ các tháng trước), hiện tại (dưới dạng theo dõi hàng tháng) và tương lai (dưới dạng dự báo và đặt mục tiêu).
Đây chính là cách cho phép người quản lý có sự tiếp cận toàn diện về tài chính của cá nhân và doanh nghipệ, cũng như sử dụng dữ liệu trong quá khứ để lập kế hoạch cho tương lai, để thúc đẩy kinh doanh hoặc thu nhập đến mức cần thiết!
Theo dõi chi tiêu chính là cách để biết xem liệu bạn có đang bội chi trong một danh mục cụ thể nào không. Bằng cách hạn chế chi tiêu quá mức vào lĩnh vực đó, bạn sẽ tìm thấy nhiều nguồn thu nhập khả dụng hơn! Thiết lập và tuân thủ ngân sách chính là cách để giảm lo lắng khi chi tiêu, bằng cách dự đoán doanh thu cũng như tính toán chi tiêu chặt chẽ, chính là cách để tiết kiệm thời gian và năng lượng.
Có kế hoạch tài chính cá nhân và doanh nghiệp chính là cách để:
- Hiểu rõ về thói quen chi tiêu cá nhân
- Có thói quen chi tiêu mới
- Tránh xa nợ nần
- Giảm bớt căng thẳng
- Tiết kiệm tiền tốt hơn
- Tập trung vào các mục tiêu tài chính dài hạn
Kỹ thuật quản lý kế hoạch tài chính cá nhân và doanh nghiệp
Hiện có rất nhiều chương trình đào tạo về kỹ thuật quản lý ngân sách. HIểu rõ các phương pháp này chính là cách để trang bị tốt hơn về phương pháp nào phfu hợp nhất với mình, ví dụ cụ thể với 2 quy tắc như sau:
Thiết lập ngân sách 50/30/20
Quy tắc 50/30/20 là kỹ thuật thiết lập ngân sách dựa theo tỷ lệ phần trăm: 50% thu nhập dành cho nhu cầu sống hàng ngày như tiền thuê nhà và tiện ích; 30% phục vụ mục đích giải trí và 20% để tiết kiệm hoặc trả nợ.
Đây là cách quản lý ngân sách phổ biến cho tài chính cá nhân, với nhiều danh mục khác nhau, và khá đủ linh hoạt để áp dụng cho hoạt động kinh doanh.
Thiết lập ngân sách tăng dần
Thiết lập ngân sách chính là lấy ngân sách hiện tại làm cơ sở, sau đó thực hiện các điều chỉnh nhỏ cho mỗi đầu tháng/ đầu giai đoạn.
Những điều chỉnh này phụ thuộc vào sự tăng trưởng hay suy giảm trong suốt kỳ lập ngân sách gần đây nhất. Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn kiếm được nhiều hơn 5% so với kỳ lập ngân sách trước đó, hoàn toàn bạn có thể tăng ngân sách theo tỷ lệ phần trăm tăng trưởng này!
Đây là cách thiết lập ngân sách khá phức tạp, vì sẽ cần phải tính toán và điều chỉnh thường xuyên. Tuy nhiên, điểm mạnh của dạng thiết lập này chính là có khả năng thích ứng với tình hình tài chính khi có sự thay đổi!
Tạm kết
Trên đây là một số thông tin cụ thể về cách kiểm soát và có kế hoạch tài chính tốt nhất dành cho những người tay ngang, vốn không theo học các chương trình đào tạo về tài chính, kế toán cơ bản!
Liên hệ tư vấn, theo dõi kênh ngay để nhận thật nhiều thông tin về kế hoạch tài chính cá nhân và phát triển doanh nghiệp thật hữu ích!